Надежный учет ГСМ соединяет складской баланс, выдачу или топливную карту, автомобиль, водителя, пробег либо моточасы и утвержденную норму за один и тот же период.
Баланс топлива
Расчет начинается с подтвержденного начального остатка. К нему добавляются все поступления и возвраты, затем вычитаются выдачи и конечный остаток. Каждая операция имеет дату, вид топлива, количество, стоимость, проект и первичный документ.
Отрицательный остаток и повторный импорт одной операции должны блокироваться. Инвентаризационная разница оформляется отдельным актом и не маскируется изменением старой записи.
Фактический расход
Для автомобиля расход в L/100 км равен использованным литрам, разделенным на фактический пробег и умноженным на 100. Для экскаватора, крана или генератора применяется L/моточас. Начальный и конечный остаток в баке учитывается, чтобы не принять купленное топливо за полностью израсходованное.
Пробег из одометра, путевого листа и GPS может различаться. Для отчетной политики выбирается основной источник и допустимый порог расхождения.
Норма и отклонение
Норма устанавливается по сопоставимой модели, маршруту, нагрузке и режиму эксплуатации. Сезонные, городские, рельефные и специальные коэффициенты имеют основание и период действия.
Превышение нормы не является готовым обвинением. Проверяются документы, нагрузка, простой двигателя, маршрут, техническое состояние, качество датчика и возможная ошибка ввода. Причина, ответственное действие и повторная проверка закрывают отклонение.
Топливные карты и GPS
Операция топливной карты связывается с автомобилем по действующему назначению на дату и время. Повторная заправка, превышение емкости бака, неверный вид топлива и операция вне рабочего интервала создают событие для проверки.
GPS подтверждает расстояние, место и простой, но не заменяет складской или финансовый документ. Полная картина появляется при согласовании всех источников.
Частые вопросы
Покупка по топливной карте равна фактическому расходу?
Не всегда. Нужно учитывать остаток в баке на начало и конец периода, возвраты и другие источники топлива.
Как считать расход спецтехники?
Обычно в литрах на моточас с отдельным учетом режима работы и простоя двигателя.
Проверьте процесс в демо-базе
Операционные модули доступны на 3 дня без банковской карты.
Создать демо →