Elektron Yol Vərəqi (AYNA) Necə Tərtib Edilir?

Elektron yol vərəqi nədir və nə vaxt tələb olunur?

Yol vərəqi nəqliyyat vasitəsinin işini sənədləşdirən əsas ilkin qeyddir: hansı avtomobil, hansı sürücü ilə, hansı marşrutda, nə qədər məsafə qət edib və nə qədər yanacaq sərf olunub. Kağız formada bu sənəd onilliklərdir istifadə olunur; fərq odur ki, yük daşımaları üzrə uçot artıq mərkəzləşdirilmiş elektron sistemdə aparılır.

Elektron yol vərəqi hüquqi şəxslər və fərdi sahibkarlar tərəfindən yük avtonəqliyyat vasitələri ilə şəhərlərarası, rayonlararası, şəhərdaxili, rayondaxili və şəhərətrafı yük daşımaları zamanı tərtib edilir. Yəni tələb daşımanın məsafəsindən deyil, fəaliyyətin növündən asılıdır.

Sənədin forması və istifadə qaydaları Nazirlər Kabinetinin 4 oktyabr 2023-cü il tarixli 355 nömrəli qərarı ilə təsdiqlənib. Elektron xidmət isə 2024-cü ilin 1 mart tarixindən istifadəyə verilib.

AYNA sistemində sənəd necə hazırlanır?

Elektron yol vərəqi Azərbaycan Yerüstü Nəqliyyat Agentliyinin elektron xidmət portalı üzərindən tərtib olunur. Daşıyıcı sistemə daxil olur, müvafiq bölməni seçir və reys üzrə məlumatları daxil edir. Sənədin seriya və nömrəsi sistem tərəfindən verilir və təkrarlanmır.

Bu, praktikada mühüm nəticə yaradır: sənədin nömrəsini şirkət özü təyin etmir. Daxili uçot sisteminizdə hər reys üçün ayrıca daxili nömrə saxlanılırsa, rəsmi elektron sənədin nömrəsi ilə daxili qeydin uzlaşdırılması üçün ayrıca sahə lazım olur. Əks halda yoxlama zamanı hansı daxili reysin hansı rəsmi sənədə uyğun gəldiyini sübut etmək çətinləşir.

Eyni məntiq elektron əmtəə-nəqliyyat qaiməsinə də aiddir. Qaimə yükün özünü, yol vərəqi isə nəqliyyat vasitəsinin işini və yanacaq sərfini sənədləşdirir. İki sənəd bir-birini əvəz etmir, tamamlayır.

Hansı məlumatlar doldurulur?

Rəsmi forma nəqliyyat vasitəsi, sürücü, marşrut, yük və yanacaq üzrə sahələri əhatə edir. Praktikada ən çox səhv buraxılan hissə sayğac göstəriciləri və yanacaq balansıdır: başlanğıc kilometraj, son kilometraj, verilən yanacaq, qalıq və faktiki sərf.

Bu göstəricilər təsadüfi seçilməyib. Yol vərəqi məhz ona görə tələb olunur ki, nəqliyyat vasitəsi ilə görülən işin həcmi və sərf edilən yanacağın miqdarı müəyyən edilə bilsin. Yəni sənəd yalnız hərəkəti deyil, resurs sərfini də sənədləşdirir.

Buradan praktik nəticə çıxır: daxili uçotda kilometraj və yanacaq qeydləri nə qədər səliqəli aparılırsa, rəsmi sənədin doldurulması bir o qədər sürətli və ziddiyyətsiz olur. Əksinə, sürücünün ay sonunda yaddaşdan yazdığı rəqəmlər həm daxili hesabatı, həm rəsmi sənədi eyni anda etibarsız edir.

Ən çox rast gəlinən uyğunsuzluqlar

Birinci problem sayğac ardıcıllığının pozulmasıdır. Növbəti reysin başlanğıc kilometrajı əvvəlki reysin son göstəricisindən kiçik olduqda ya qeyd səhvdir, ya da aradakı hərəkət sənədləşdirilməyib. Hər iki halda yanacaq sərfi hesabatı da yanlış çıxır.

İkinci problem yanacaq balansının bağlanmamasıdır. Verilən yanacaq, əvvəlki qalıq və faktiki sərf arasında əlaqə qurulmadıqda ay sonunda anbar qalığı ilə sənəd qalığı üst-üstə düşmür. Bu fərq adətən oğurluq kimi qiymətləndirilir, halbuki əksər hallarda səbəb sadəcə qeydiyyat ardıcıllığıdır.

Üçüncü problem sənədin gecikməsidir. Reys başa çatdıqdan bir neçə gün sonra doldurulan yol vərəqində marşrut və dayanacaq təfərrüatları itir. Sənəd reysin bağlanışı ilə eyni gün tərtib olunduqda məlumat keyfiyyəti kəskin fərqlənir.

Daxili uçotu rəsmi sənədlə necə uzlaşdırmalı?

Praktik yanaşma belədir: daxili sistemdə reys qeydi rəsmi sənədin mənbəyi olsun, əksi yox. Dispetçer reysi bağlayarkən avtomobil, sürücü, başlanğıc və son sayğac, marşrut, verilən yanacaq və qalıq daxili qeyddə artıq mövcud olur; rəsmi elektron sənəd həmin təsdiqlənmiş məlumat əsasında tərtib edilir.

NəqliyyatCRM-də elektron yol vərəqi qeydi məhz bu ardıcıllıqla işləyir. Başlanğıc və son göstəricilər avtomobilin tarixçəsi ilə yoxlanılır, ardıcıllıq pozulduqda istifadəçi xəbərdar edilir, yanacaq verilişi anbar qalığından çıxılır və təsdiq mərhələsi audit jurnalında saxlanılır. Rəsmi AYNA sənədinin seriya və nömrəsi isə həmin reysə əlavə edilərək arxivləşdirilir.

Sistem rəsmi sənədi sizin əvəzinizə AYNA portalında tərtib etmir və rəsmi nömrə yaratmır. Onun rolu odur ki, sənədi doldurmaq üçün lazım olan məlumat artıq təsdiqlənmiş, ardıcıl və yoxlanıla bilən şəkildə hazır olsun.

Şirkətdaxili qaydaya nələr yazılmalıdır?

Yazılı daxili qaydada ən azı bunlar müəyyən edilməlidir: yol vərəqini kim və hansı müddətdə tərtib edir, sayğac göstəricisini kim təsdiqləyir, yanacaq verilişini kim qeyd edir, uyğunsuzluq aşkarlandıqda hansı addım atılır və sənəd nə qədər müddətə saxlanılır.

Məsuliyyət bölgüsü konkret olmalıdır. Təcrübədə ən çox işləyən model budur: sürücü faktiki göstəricini bildirir, dispetçer reysi bağlayır, anbar yanacaq verilişini təsdiqləyir, mühasibat isə ay sonunda balansı yoxlayır. Hər mərhələdə vaxt və istifadəçi qeydə alınır.