Elektron Əmtəə-Nəqliyyat Qaiməsi: Praktik Bələdçi

Qaimə nəyi sənədləşdirir?

Əmtəə-nəqliyyat qaiməsi yükün özü ilə bağlı sənəddir: göndərən, alan, malın adı, miqdarı, ölçü vahidi, daşınma tarixi və istifadə olunan nəqliyyat vasitəsi. Sənəd malın faktiki hərəkətini təsdiqləyir və mübahisə yarandıqda çatdırılmanın sübutu kimi çıxış edir.

Yol vərəqi isə eyni reysin başqa tərəfini qeydə alır: avtomobilin işi, qət edilən məsafə və sərf olunan yanacaq. Bir reysdə hər iki sənəd ola bilər və onlar bir-birini əvəz etmir.

Elektron əmtəə-nəqliyyat qaiməsi də yol vərəqi kimi Rəqəmsal İnkişaf və Nəqliyyat Nazirliyinin AYNA informasiya sistemində hazırlanır. Elektron xidmət 2024-cü ilin 1 mart tarixindən istifadəyə verilib.

Kim tərtib edir və nə vaxt?

Sənəd yük daşınması həyata keçirilərkən tərtib olunur. Praktikada bu o deməkdir ki, qaimə yükləmə anına yaxın hazırlanmalıdır, reys bitdikdən sonra deyil. Sonradan tərtib edilən sənəddə yükün faktiki vəziyyəti və çatdırılma detalları itir.

Şirkət daxilində məsuliyyət adətən anbar və ya satış tərəfindədir, çünki malın adı və miqdarı orada təsdiqlənir. Nəqliyyat şöbəsi isə avtomobil və sürücü məlumatını verir. Bu iki tərəf arasında məlumat mübadiləsi gecikdikdə sənəd də gecikir.

Uyğunsuzluq harada yaranır?

Ən çox rast gəlinən problem qaimədəki nəqliyyat vasitəsi ilə faktiki reysin uyğunsuzluğudur. Son anda avtomobil dəyişdirildikdə sənəd yenilənmirsə, yoxlama zamanı hansı avtomobilin yükü daşıdığı sübut edilə bilmir.

İkinci problem miqdar fərqidir. Anbardan buraxılan miqdar, qaimədəki miqdar və alanın qəbul etdiyi miqdar üç fərqli qeyd ola bilər. Bu fərqlər ay sonunda anbar inventarizasiyasında üzə çıxır və mənbəyi tapılmadıqda itki kimi silinir.

Üçüncü problem sənədin daxili sistemdə saxlanmamasıdır. Rəsmi sənəd elektron sistemdə mövcuddur, lakin şirkətin öz əməliyyat qeydində ona istinad yoxdursa, konkret reysin sənədini tapmaq üçün hər dəfə portala müraciət etmək lazım gəlir.

Daşıma sənədlərini avtopark uçotu ilə necə bağlamalı?

Ən sadə və işləyən model budur: hər reys daxili sistemdə bir qeyd olsun və həmin qeydə həm yol vərəqinin, həm qaimənin rəsmi nömrəsi əlavə edilsin. Beləliklə avtomobil, sürücü, marşrut, yük, kilometraj və yanacaq eyni yerdə görünür.

Bu struktur sonradan üç sualı cavablandırmağa imkan verir: bu avtomobil bu ayda hansı yükləri daşıyıb, hansı layihəyə nə qədər xərc yazılıb və hansı reysin sənədi natamamdır. Sənədlər ayrı-ayrı fayllarda saxlandıqda bu suallara cavab vermək üçün əl ilə axtarış tələb olunur.

NəqliyyatCRM-də reys qeydi yol vərəqi, yanacaq verilişi, layihə təyinatı və xərc sənədi ilə əlaqələndirilir. Rəsmi sənəd nömrələri həmin qeydə əlavə edilir və hesabatda reysdən ilkin sənədə qədər izləmə mümkün olur.

Arxivləşdirmə və yoxlamaya hazırlıq

Sənədlərin elektron olması onların şirkət tərəfindən saxlanmamasını əsaslandırmır. Yoxlama və ya mübahisə zamanı konkret tarixdəki konkret reysin sənədini tez tapmaq lazım gəlir. Rəsmi nömrənin daxili qeyddə saxlanılması bu axtarışı dəqiqələrlə ölçülən işə çevirir.

Yaxşı təcrübə odur ki, aylıq bağlanışda tamamlanmamış sənədlərin siyahısı ayrıca yoxlanılsın: nömrəsi daxil edilməmiş reyslər, yanacaq balansı bağlanmamış qeydlər və sayğac ardıcıllığı pozulmuş avtomobillər. Bu siyahı qısa olduqda uçot sağlamdır.